สวัสดีค่าสาวชาวซิสที่น่ารักทุกคน ถึงแม้ว่าช่วงนี้จะออกไปไหนมาไหนข้างนอกไม่ค่อยจะได้ และก็เริ่มกลับมา WFH กันอีกครั้ง แต่ทว่า! ดูเหมือนปริมาณงานและภาระหน้าที่ต่างๆ ยังเหมือนเดิม
เผลอๆ บางครั้งเยอะกว่าเดิมเสียด้วยซ้ำ เพราะแบบนี้เราเลยพยายามหาวิธีการจัดการเวลาอย่างมีคุณภาพ วันนี้ Clubsister จะขอแชร์ “5 วิธีบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ สำหรับคนที่ไม่ค่อยมีเวลา ต้องดู!” บอกเลยว่าลองนำเอาไปปรับใช้เล็กๆ น้อย เราเชื่อว่าจะทำให้สาวๆ บริหารเวลาและใช้เวลาต่อวันอย่างคุ้มค่าอย่างแน่นอน งั้นอย่ารอช้าไปเริ่มที่วิธีแรกกันเลยค่ะ
“5 วิธีบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ สำหรับคนที่ไม่ค่อยมีเวลา ต้องดู!”
วิธีที่ 1: ตั้งเป้าหมาย หรือ ทำ To Do List สิ่งที่ต้องทำต่อวัน
เริ่มจากวิธีแรกในวิธีบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพอย่างแรกที่ต้องทำเลยคือ เราอาจจะรบกวนขอเวลาสาวๆ ประมาณ 10 – 15 นาทีเพื่อทำลิสต์และจดบันทึกรายการสิ่งที่ต้องทำในวันนั้นออกมาให้หมด ไม่ว่าจะเป็นการทำงาน, การทำงานบ้าน หรือแม้ การทำสิ่งเล็กๆ ในบ้านประจำวัน แตกแยกย่อยรายละเอียดต่างๆ ออกมาให้ครบ ยกตัวอย่างเช่น ทำรายงานที่ต้องส่ง, กวาดบ้าน, ถูบ้าน, รดน้ำต้นไม้, ซักผ้า, ออกกำลังกาย สิ่งที่ทำต่างๆ เหล่านี้แตกออกมาละเอียดได้เท่าไรยิ่งดี
วิธีที่ 2: จัดเรียงความสำคัญของชิ้นงานและหน้าที่
และเมื่อเราลิสต์สิ่งที่ต้องทำในแต่ละวันออกมาได้แล้วนั้น ลำดับต่อไปของวิธีบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ คือการจัดลำดับความสำคัญของงานที่จะต้องทำ และหากใครไม่รู้ว่าจะจัดมันยังไงเรามีทริคง่ายๆ มาฝากกันค่ะ ซึ่งวิธีนี้เรียกว่า Eisenhower Matrix หรือบางคนรู้จักกันในชื่อเรียกที่ว่า Eisenhower Box เป็นทฤษฎีการบริหารงานของ Dwight Eisenhower อดีตประธานาธิบดีคนที่ 37 ของสหรัฐอเมริกา นอกจากผลงานเรื่องการปกครองประเทศแล้วนั้น เขายังเป็นต้นแบบและเป็นผู้คิดค้นทฤษฎีการบริหารและจัดการงานอย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย
โดยทฤษฎีนี้มีต้นแบบความคิดง่ายๆ คือ “การลำดับความสำคัญของชิ้นงาน” โดยแบ่งออกเป็น 4 ประเภทดังนี้
1. งานที่สำคัญ – และเร่งด่วน
ซึ่งงานประเภทนี้ เป็นงานที่เราต้องให้ความสำคัญและเร่งมือทำเป็นอย่างแรก เรียกได้ว่า “ต้องใส่สิทธิพิเศษหรือต้องการการใส่ใจมากกว่างานชิ้นอื่นๆ” ด้วยคำจำกัดความของตัวมันเองที่ว่า “สำคัญ” และ “เร่งด่วน” ดังนั้นจะต้องลงมือทำเลยเป็นอย่างแรก
2. งานที่สำคัญ – แต่ไม่เร่งด่วน
งานประเภทนี้ต้องอาศัยการวางแผนและหาข้อมูล สิ่งที่จะทำให้งานชิ้นนี้มีประสิทธิภาพและช่วยทำให้งานไวมากขึ้นคือ การวางแผนระยะเวลาและหาข้อมูลบางส่วนรอเอาไว้ก่อน เพราะเป็นงานที่สำคัญ จึงจำเป็นต้องใช้ทักษะและรายละเอียดต่างๆ แต่ทว่า
จะไม่ใช่งานที่เราจะต้องลงมือทำมันเลยเพราะไม่ใช่งานที่เร่งด่วนอะไร ดังนั้นเพื่อจะได้ย่นระยะเวลาในการทำเราจึงต้องมีการวางแผนเอาไว้ค่า
3. งานไม่สำคัญ – แต่เร่งด่วน
งานประเภทนี้เรียกได้ว่า ก่อให้เกิดการรบกวนเรามากที่สุด เนื่องจากเป็นงานที่เร่งด่วน แต่ทว่าไม่ได้สำคัญ หรือมีผลอะไรที่เราจำเป็นต้องลงรายละเอียดมากมาย ยกตัวอย่างงานประเภทนี้คือ งานตอบ Email, ตอบ LINE, Message ต่างๆ ซึ่งงานเหล่านี้มาไว
แต่ทว่าไม่จำเป็นต้องใช้ระยะเวลาหรือมีข้อมูลอะไรใดๆ เยอะเท่าไร ดังนั้นเราควรจำกัดเวลาหรือกำหนดช่วงเวลาหนึ่งในการเคลียร์สิ่งนี้ หรือหากเราอยู่ในตำแหน่งที่มีลูกน้องหรือผู้ช่วยแล้ว สามารถแบ่งงานเหล่านี้ให้กับคนอื่นในการทำได้
4. ไม่สำคัญ – ไม่เร่งด่วน
และงานประเภทต่อไปเรียกได้ว่า เป็นงานที่ลงมือทำตอนไหนก็ได้ โดยที่ไม่จำเป็นต้องมีใครมากำหนด นั่นก็คือ “งานไม่สำคัญ และไม่ได้เร่งด่วน” ซึ่งงานประเภทนี้ ส่วนมากเป็น Task ที่เกี่ยวกับการพักผ่อน การจัดระเบียบโน้นนี่ใดๆ ยกตัวอย่างเช่น จัด Folder เอกสารในคอมพิวเตอร์, จัดโต๊ะทำงาน, เคลียร์ List หนังใน NETFLIX หรือเป็น Task เช่นการพักผ่อนเป็นต้น ซึ่งสิ่งเหล่านี้ เราสามารถนำไปทำเป็นงานในช่วงที่เราว่างๆ ได้สบายๆ
วิธีที่ 3: ตั้งเวลาและกำหนด Time Boxing
และเมื่อเราได้จัดลำดับความสำคัญต่างๆ ของงานที่เราจะต้องทำในแต่ละวันแล้ว สิ่งที่สำคัญสำหรับวิธีบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพข้อถัดไปคือ การจัดการกับ Time Boxing หรือเรียกง่ายๆ คือการตั้งเวลาให้กับการงานแต่ละชิ้นโดยละเอียด ซึ่งเรามีรูปแบบง่ายๆ มาฝากสาวๆกันอีกเช่นเคย โดยให้สาวทำตารางตั้งแต่ 8.00 – 9.00 เว้นแบบนี้โดยมีระยะห่างกัน 1 ชั่วโมงแบบนี้ไปเรื่อยๆ จนถึง 2 ทุ่ม ซึ่งเราจะถือว่าหลัง 2 ทุ่มเป็นต้นไปนั้น เป็นช่วงเวลาพักผ่อน (หรือหากใครต้องการพักผ่อนหรือเริ่มต้นการทำงานช่วงเวลาไหน ก็สามารถปรับแต่งกันได้นะคะ)
หลังจากที่เราได้ Time Boxing เรียบร้อยแล้ว ก็ให้เรานำงานที่เร่งด่วน – สำคัญมาจัดวางลงไปก่อน โดยประเมิณกับชิ้นงานว่า งานอันนี้จำเป็นต้องใช้เวลากี่ชั่วโมง และที่สำคัญอย่าลืมเผื่อเวลาไว้ให้ตนเองได้พักผ่อน ทานข้าว หรือพักเบรคระหว่างการทำงานเสียหน่อยนะคะ
วิธีที่ 4: โฟกัสและตั้งใจกับงานที่ทำ
ต่อมาเป็นขั้นตอนของการลงมือทำแล้วละค่ะ และขั้นตอนนี้ก็เป็นอีกหนึ่งวิธีบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ ในรูปแบบหนึ่งเช่นกันนั่นก็คือ “การลงมือทำงานแต่ละชิ้น ด้วยความตั้งใจ และโฟกัสกับการทำงาน” โดยในขั้นตอนเหล่านี้ เราอาจจะแนะนำให้สาวๆ หลีกเลี่ยง Social Media ต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการเปิด Facebook, Twitter, IG หรือ LINE อยากให้ Log Out หรือปิด Applications เหล่านี้ออกให้หมด
เพราะสิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งยั่วยุ และล่อตาล่อใจสมาธิเราได้ดีเลยทีเดียว ไม่เพียงแค่นั้น โทรศัพท์มือถือเช่นกัน แนะนำให้วางเอาไว้ไกลการเอื้อมมือเสียหน่อยเพื่อป้องกันการหยิบจับ หากทำแบบนี้แล้วยังไม่โฟกัส เราแนะนำให้สาวๆ ลองเปิด White Noise หรือเสียงจากธรรมชาติ ก็สามารถช่วยให้สาวๆ มีสมาธิกับสิ่งที่ทำอยู่ได้มากขึ้นค่ะ
วิธีที่ 5: หลีกเลี่ยงแรงกดดันและความสมบูรณ์แบบ
วิธีบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพในข้อสุดท้ายเป็นข้อที่ส่วนตัวเรามองว่ค่อนข้างยากเลยทีเดียว เพราะเมื่อเราพยายามทำทุกข้อแล้ว ตัวเรานั้นจะเกิดแรงกัดดันและคาดหวังว่าสิ่งที่เราทำไป จะเกิดผลที่ดี หรือแม้กระทั่งการคาดหวังว่างานจะออกมาดี แต่! อย่าลืมไปว่าคนเรานั้นมีความเหนื่อยล้า และ ความอดทนับสถานการณ์ต่างๆ ที่แตกต่างกัน ในเวลาที่เรากดดันหรือทุ่มพลังงานไปที่สิ่งใดสิ่งหนึ่งมากเกินไป ร่างกายและสมองเกิดความเครียดได้ง่าย
ดังนั้นสิ่งที่ทำได้ดีที่สุดในข้อนี้คือ อย่ากดดันตัวเองและอย่าคิดว่ามันจะออกมาอย่างสมบูรณ์แบบไร้ที่ติ ให้คิดเสมอว่า เราเต็มที่กับการทำงาน และการจัดสรรเวลาเพื่อให้งานออกมาอย่างมีประสิทธิภาพ และตรงต่อเวลามากที่สุดก็พอดีแล้ว แต่หากร่างกายเริ่มรู้สึกเหนื่อยล้า ก็ให้ละออกจากงานเล็กน้อย พักผ่อนสัก 15 – 20 นาที และไปเริ่มกันใหม่
Sources:
Photo Credit:
Stay connected